Empezamos con la primera entrega de esta guía de Marketing Online para autónomos y Pymes. En este punto no te voy hablar del Marketing como tal sino de los cambios personales que vas a tener que hacer para llegar a concretar todas las tareas. A veces las mayores barreras las encontramos en nosotros mismos.
s a ver en una tabla como quedaría nuestro día a día.
Como ves esto te ayuda a saber de la importancia y la urgencia de tus tareas. Algunas tareas urgentes se comen a otras importantes, las que no te apetecen las aplazas, los clientes interrumpen… Te pasas el día apagando fuegos, es por ello que debes saber la prioridad de cada trabajo para organizarte mejor:
IMPORTANTE + URGENTE = ¡Hazlo ya!
NO IMPORTANTE + URGENTE = Délegalo
IMPORTANTE + NO URGENTE = Decide cuando hacerlo
NO URGENTE +NO IMPORTANTE = Hazlo más tarde
GESTIÓN DEL TIEMPO
Si te marcas unos tiempos y unos horarios podrás ir cumpliendo los objetivos diarios. En mi caso particular utilizo Google Calendar, es una herramienta gratuita y se sincroniza a la perfección entre todos los dispositivos. Hay algunas aplicaciones de listas de tareas que pueden funcionar muy bien, pero les falta poder asignarle un tiempo para hacerlo, es por ello que me decanto por esta idea. Sin embargo un buen papel y un boli también puede ser un buen aliado. Aquí podrás encontrar un plantilla para imprimir.
¿Cómo debo rellenar los bloques de mi horario?
Te recomiendo que lo hagas en bloques de horas, las que necesites pero bloquealas. Es muy importante, así evitarás interrupciones y que otras tareas menos importantes/urgentes interfieran en tu trabajo.
PROCASTINACIÓN
En este punto vamos a hablar de los trabajos que se están atrasando, debes hacer hoy mismo una lista para detectarlos y buscarle solución.
Se que algunos trabajos se estarán atrasando por causa ajenas a ti, de modo que poco vas a poder hacer con esos casos, sin embargo, hay otros que deberás ver que es lo que está causando ese atasco. En algunos casos será tu perfeccionismo, una tarea de proporciones bíblicas, porque requiere una toma de decisión importante o por pura pereza. Una vez lo detectes agéndalo, resérvale tiempo necesario para hacerlo.
REUNIONES:
Las reuniones y las citas son auténticas ladronas de tiempo. Para mejorar tu eficiencia hazlas sólo cuando sea realmente necesarias, trata de buscar sustitutos como skype, correos electrónicos, edición de documentos compartidos, carpetas en la nube, teamviewer… Esto te ahorrará un montón de tiempo con los traslados.
Cuando concertamos una reunión tenemos que tener siempre presente el tema del día, los puntos a tratar, la hora de inicio (hay que ser puntual) y la hora de fin para que no se dilate en tiempo.
CONTROL DEL TIEMPO:
Seguro que piensa que sabes cuanto tiempo te ocupan cada una de las tareas que haces todos los días. Aún así te recomiendo que instales un aplicación para el control de tu tiempo, yo te recomiendo Toggl.
En esta aplicación puedes crear un nuevo trabajo, para un nuevo cliente y saber exactamente el tiempo que has tardado en realizarlo. Te aseguro que si lo pruebas te sorprenderás las horas que inviertes en algunas tareas que creías menores pero que te absorben mucho tiempo.
REDUCIENDO PROCESOS:
En este punto te voy a sugerir que te pongas manos a la obra para localizar aquellas tareas que realizas de forma habitual y trata de darle una automatización adecuada.
Por ejemplo, yo uso a diario Atext (este es de pago), es un programa que guarda textos enlatados y que al usar una abreviación me escribe todo el párrafo. Es muy útil autorespuestas de correo y para escribir fragmentos de código.
Pon marcadores en tu navegadores para poder acceder a tus páginas web con un clic, a tus facturas, a tu banco, a tu correo, al traductor, a la nube…
Utiliza un gestor de contraseñas, yo uso 1password (este es de pago) y me funciona genial. Esto te evitará tener que ir buscando las contraseñas por correos, papelitos y demás técnicas de “alta seguridad” que conozcas. Además ya no perderás tus contraseñas ya que se guardan en la nube encriptadas y puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo.
Organiza tu correo electrónico de forma lógica y constante. A diario recibo correos de clientes que me piden que les reenvíe los correos que no los encuentran. Guárdalo en carpetas e intenta bloquear en tu Time Blocking un rato para responder y organizar tu correo.
En cuanto al correo electrónico trata de no responderlo en el mismo momento en que te escriben el correo. Designa un momento en tu Time Blocking para responderlos, te aseguro que evitarás largas cadenas de correos. Si estás trabajando en un proyecto y te entra un correo no pares de trabajar para responderlo, espera a que llegue el espacio que tienes agendado para responder.
Con todas estas claves que te he comentado ya puedes optimizar tu trabajo para sacar un tiempo extra para empezar a promocionar tu negocio con el marketing Online. Si tienes cualquier duda ponte en contacto conmigo a través del formulario de nuestra web.
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